Khi mất Giấy chứng nhận kết hôn, cá nhân phải đến cơ quan có thẩm quyền để cấp lại bản trích lục từ sổ gốc. Tuy nhiên, đối với những trường hợp sổ gốc không còn thì buộc cá nhân phải thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn theo đúng quy định. Vậy thủ tục đăng ký lại kết hôn năm 2023 cần những hồ sơ, giấy tờ gì?
1. Điều kiện đăng ký lại kết hôn
Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP cá nhân thực hiện đăng ký lại kết hôn khi có các điều kiện sau đây:
– Việc kết hôn đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
– Người yêu cầu đăng ký lại kết hôn có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
– Việc đăng ký lại kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Như vậy, trong trường hợp người dân muốn được cấp lại bản chính giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì phải thỏa các điều kiện đăng ký lại kết hôn.
Ngoài ra, theo Điều 13 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014, khi đăng ký kết hôn không đúng thẩm quyền thì giấy chứng nhận kết hôn sẽ bị thu hồi và hủy bỏ. Trong trường hợp này, hai bên phải thực hiện lại việc đăng ký kết hôn tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Khi đó, nam, nữ đăng ký kết hôn lại theo đúng thủ tục đăng ký kết hôn hiện hành. Và trong phạm vi bài viết này chỉ nêu trường hợp đăng ký lại kết hôn khi mất bản chính giấy kết hôn và dữ liệu trong sổ hộ tịch không còn.
2. Hồ sơ đăng ký lại kết hôn
Hồ sơ đăng ký lại kết hôn gồm các giấy tờ sau đây:
– Giấy tờ phải xuất trình:
+ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn.
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền trong trường hợp việc đăng ký lại kết hôn thực hiện tại ủy ban nhân dân phường không phải là nơi đăng ký kết hôn trước đây (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quôc).
– Giấy tờ phải nộp
+ Tờ khai đăng ký lại kết hôn theo mẫu;
+ Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
3. Thủ tục đăng ký lại kết hôn
– Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn nộp hồ sơ tại ủy ban nhân dân phường có thẩm quyền.
– Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, xác định tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình; đối chiếu thông tin trong Tờ khai với giấy tờ trong hồ sơ.
– Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm tên của người tiếp nhận.
– Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
– Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.
Trường hợp việc đăng ký lại kết hôn thực hiện tại ủy ban nhân dân phường không phải nơi đã đăng ký kết hôn trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân nơi đăng ký kết hôn trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký kết hôn trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký kết hôn, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường. Trường hợp Chủ tịch ủy ban nhân dân phường đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp – hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ đăng ký kết hôn, cùng hai bên nam, nữ ký tên vào sổ; hai bên nam, nữ cùng ký vào Giấy chứng nhận kết hôn; Chủ tịch ủy ban nhân dân phường tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ.
– Lưu ý:
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chúng thực từ bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực giấy tờ đó.
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Người tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
4. Đăng ký lại kết hôn tại cơ quan nào?
Để đăng ký lại kết hôn, vợ chồng phải nộp hồ sơ đến đúng cơ quan có thẩm quyền. Theo đó, căn cứ Điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014 , Điều 25 và Điều 41 của Nghị định 123/2015, có 02 trường hợp xảy ra:
Với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước:
– Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã trước đây đã đăng ký kết hôn;
– UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Đăng ký lại kết hôn có yếu tố nước ngoài:
– UBND cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đây thực hiện đăng ký lại kết hôn;
– Trước đây kết hôn tại UBND cấp xã thì hiện nay đăng ký lại kết hôn do UBND cấp huyện thực hiện;
– Trước đây thực hiện tại UBND cấp tỉnh hoặc Sở Tư pháp thì đăng ký lại kết hôn do UBND cấp huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện. Nếu người này không cư trú ở Việt Nam thì do UBND cấp huyện nơi trụ sở hiện nay của Sở Tư pháp thực hiện.
5. Phân biệt đăng ký lại kết hôn và đăng ký kết hôn lần 2
Hiện nay, ngoài thủ tục đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn thì còn trường hợp đăng ký kết hôn lần 02. Theo đó, đăng ký kết hôn lần hai chỉ thực hiện khi một trong hai hoặc cả hai người nam, nữ đã từng ly hôn.
Thậm chí nếu hai người đã từng kết hôn với nhau, sau đó ly hôn và giờ muốn kết hôn lại thì thực hiện đăng ký kết hôn lần thứ hai.
Về cơ bản, đăng ký kết hôn lần 02 được thực hiện như khi đăng ký kết hôn lần đầu ngoài việc trong hồ sơ phải có bản án hoặc quyết định ly hôn của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
Trong khi đó, việc đăng ký lại kết hôn thực hiện với trường hợp hai người đã là vợ chồng từ ngày 01/01/2016 nhưng do mất bản chính giấy đăng ký kết hôn và trong sổ hộ tịch không còn lưu lại thông tin về việc kết hôn của hai người này.
Đồng thời, về thủ tục đăng ký lại kết hôn thì thành phần hồ sơ đơn giản hơn, thời gian thực hiện nhanh gọn hơn so với kết hôn lần 02.